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Clasificación de texto en función de una palabra clave

Una situación que se presenta con frecuencia cuando trabajamos en Excel, es realizar una clasificación de un dato en función de una palabra clave que aparezca en el texto.

Por ejemplo cuando recibimos el resumen de tarjeta, el gasto realizado viene acompañado de información adicional que agrega la tarjeta, banco o comercio. Así veremos que en algunas transacciones se le añade el domicilio, código de transacción o ciertas abreviaturas. Esta información extra hace difícil la lectura e interpretación de los gastos.

En estos casos, podemos efectuar una lista de palabras claves con su respectiva clasificación y generar una fórmula donde cada vez que recibimos el resumen de tarjeta podamos realizar la categorización de manera automática.

Clasificacion de un texto en funcion de una palabra clave Excel

 

En este video te explico como lo puedes hacer usando las fórmulas BUSCAR y HALLAR.

 

Explicación

Fórmula:

=BUSCAR(2000;HALLAR(Claves;B4);Categorias)

donde: 
Claves: F4:F10
Categorias: G4:G10


Funcionamiento
La función HALLAR busca si existe alguna palabra clave (que surge de la lista en F4:F10) en el texto que se encuentra en la celda B4:

HALLAR(Claves;B4)

Como estamos buscando múltiples claves en el rango Claves, esta función nos devolverá una colección con varios resultados:

{#¡VALOR!;#¡VALOR!;#¡VALOR!;#¡VALOR!;#¡VALOR!;5;#¡VALOR!;#¡VALOR!;#¡VALOR!;#¡VALOR!}

El error #¡VALOR!  aparece cuando no encuentra la clave en la celda B4.

Cuando encuentra el valor, devolverá el número que corresponde a la posición en la que se localiza el texto en la celda. En este caso la palabra clave “Glovo” se encuentra en la ubicación 5 del texto "Mid Glovo ^^ #1902 ".

La función BUSCAR, buscará el valor 2000 en la colección de datos que arrojó la función HALLAR.

=BUSCAR(2000;{#¡VALOR!;#¡VALOR!;#¡VALOR!;#¡VALOR!;#¡VALOR!;5;#¡VALOR!;#¡VALOR!;#¡VALOR!;#¡VALOR!};Categorias)

Como ese valor 2000 no lo encuentra, hará una búsqueda aproximada del valor más cercano (y menor) a 2000, que en esta colección de datos, es 5.
Esa coincidencia dentro del vector de búsqueda se da en la posición 6 de la colección. Por lo tanto, buscará en el vector de resultados (en Categorías) el valor que está en la posición 6 que es Delivery.

Aclaraciones:
El valor 2000 se eligió como número arbitrario lo suficientemente grande para lograr coincidencia aproximada siempre. Si hubiéramos elegido un número chico de búsqueda, por ejemplo 3 la fórmula arrojaría un error porque no encuentra coincidencia al valor 3 en el vector de comparación formado así:

{#¡VALOR!;#¡VALOR!;#¡VALOR!;#¡VALOR!;#¡VALOR!;5;#¡VALOR!;#¡VALOR!;#¡VALOR!;#¡VALOR!}

 

¿Conocías esta alternativa? Postea tu comentario abajo :)

¡Saludos!

Cecilia - www.planillaexcel.com

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